O custo de compra começa antes da cotação
Quando o pedido surge apenas porque o material está acabando, a equipe perde poder de negociação, expõe o cronograma e aumenta o risco de comprar fora do orçamento. Uma boa gestão de compras começa pela necessidade prevista na EAP, no orçamento e no plano de execução.
O fluxo que conecta a obra
- Orçamento aprova a referência de quantidade, custo e centro de custo.
- Cronograma indica quando o item precisa estar disponível.
- Engenharia ou campo abre a requisição com especificação e justificativa.
- Compras cota fornecedores comparando preço, prazo, condição e aderência técnica.
- Aprovação transforma a cotação em pedido com responsável e limite.
- Recebimento confere quantidade, qualidade, documento e destino.
- Estoque e financeiro registram saldo, compromisso e previsão de pagamento.
O que a requisição precisa informar
Uma requisição não deve ser apenas o nome do material. Ela precisa trazer obra, EAP ou centro de custo, especificação, quantidade, unidade, data necessária, frente de serviço, estoque disponível, orçamento de referência e responsável técnico. Esses campos evitam compra duplicada, material incompatível e despesa sem lastro.
Compare cotações além do menor preço
Preço unitário não é a única variável. Compare impostos, frete, prazo de entrega, condição de pagamento, qualidade, garantia, lote mínimo, prazo de validade e capacidade do fornecedor. Um desconto pode deixar de ser vantagem se o material chega tarde, não atende à especificação ou exige compra adicional para completar a frente.
Recebimento é ponto de controle
Ao receber, confira pedido, nota, quantidade, especificação, integridade e destino. Registre divergências imediatamente. O material recebido deve atualizar a visão de estoque e o compromisso financeiro. Sem essa etapa, a empresa pode pagar por item não conferido, perder rastreabilidade ou imaginar que ainda precisa comprar algo que já está disponível.
Indicadores que ajudam a decidir
- Valor requisitado, cotado, aprovado, pedido, recebido e pago por obra.
- Saldo de orçamento por EAP e impacto de cada compra.
- Prazo médio de aquisição e itens críticos para a próxima frente.
- Desvio entre preço de referência, cotação e pedido.
- Estoque parado, perdas, devoluções e itens sem consumo previsto.