Como investigar por que a equipe não usa o sistema de gestão de obra

Foto de capa ilustrativa: Simon Hattinga Verschure webmarbles. Fonte e autoria. CC0. Não retrata uma obra ou equipe da Saniz.

Equipe Saniz · 30/10/2026 · 8 minutos de leitura

Neste artigo

1. Observe a tarefa no contexto em que ela acontece
2. Separe o fato observado da explicação possível
3. Treine a tarefa que apresentou dificuldade
4. Use uma ficha para acompanhar a correção
5. Acompanhe registros úteis e decisões atendidas
6. Mostre o destino da informação
7. Referências

Quando a equipe deixa de alimentar um sistema de gestão de obra, investigue a tarefa que não está sendo concluída antes de escolher a correção. A dificuldade pode estar no acesso, na conexão, na informação disponível, na responsabilidade atribuída ou no modo de registrar. Treinamento ajuda quando falta compreensão da tarefa ou do uso da ferramenta; outras barreiras exigem outras providências.

O ponto de partida é descrever o que deveria acontecer. Um diário de obra ausente, uma requisição devolvida e um apontamento registrado após o fechamento são problemas diferentes. Localize o registro esperado, quem o produziria, quando ele seria necessário e qual decisão ficou sem suporte. Assim, a investigação começa por uma ocorrência verificável.

Observe a tarefa no contexto em que ela acontece

O manual de pesquisa com usuários do governo britânico recomenda a observação das atividades no ambiente habitual para compreender barreiras, recursos utilizados e estratégias de contorno. A abordagem considera dispositivos, documentos e interrupções do contexto real. É uma referência metodológica de serviços digitais, sem resultados específicos sobre produtividade em canteiros brasileiros. [1]

Como aplicação à obra, acompanhe uma tarefa delimitada junto a quem a executa. Pode ser o registro de uma ocorrência, a solicitação de um insumo ou a consulta de uma aprovação. Observe desde a necessidade inicial até a conferência do resultado, inclusive os passos fora do sistema. Não conclua que o problema está no formulário se a informação necessária ainda não chegou ao responsável.

Explique que a observação busca corrigir a rotina e combine como suas anotações serão usadas. Considere as condições de segurança do local e a disponibilidade da pessoa. Evite coletar imagens, conversas e dados pessoais desnecessários. A investigação pode ser documentada por função e tarefa, preservando apenas as informações indispensáveis para localizar e resolver o problema.

Pergunte o que a pessoa pretende fazer e peça que mostre seu caminho habitual. Se você orientar cada clique, registre que houve ajuda. Uma execução conduzida pelo observador não demonstra autonomia. Ao final, confirme o significado das interrupções e das escolhas que não ficaram claras, sem transformar uma suposição do gestor em causa comprovada.

Separe o fato observado da explicação possível

Outra orientação do GOV.UK é produzir notas baseadas no que foi visto ou ouvido, distinguindo a observação da interpretação. Essa separação permite voltar à evidência quando a equipe discorda sobre o problema. [2]

Na aplicação proposta aqui, a descrição deve indicar a etapa, o comportamento do sistema, a ação do usuário e o resultado. Em outro campo, registre a explicação ainda a verificar. Expressões como desinteresse, resistência ou falta de atenção não identificam uma etapa do processo nem demonstram a causa de um registro ausente.

Quando houver informação suficiente, procure distinguir cinco grupos de barreiras. Eles servem para orientar a investigação; não são um diagnóstico automático e podem ocorrer juntos.

• Acesso e condições de uso. Confirme conta ativa, obra correta, permissão necessária, dispositivo disponível e conexão no local da tarefa. Se o serviço depender da internet, verifique o procedimento autorizado para períodos sem acesso.
• Informação de entrada. Confira se projeto, serviço, unidade, quantidade ou documento necessário estão disponíveis e compreensíveis. Um campo obrigatório sem origem definida precisa de ajuste no processo.
• Responsabilidade e regra. Verifique quem registra, quem confere, quando a informação é devida e quem devolve uma inconsistência. Uma tarefa atribuída genericamente à equipe pode continuar sem execução identificável.
• Compreensão e execução. Observe se a pessoa entende o objetivo e consegue completar a tarefa com as instruções oferecidas. Registre onde precisa de ajuda e qual informação da interface não compreende.
• Uso da informação e esforço duplicado. Verifique se alguém consulta o registro e se a mesma informação continua sendo exigida em outros lugares. Confirme a finalidade de cada repetição antes de eliminá-la.

Para problemas de acesso, encaminhe a correção a quem administra o ambiente. Para uma regra indefinida, obtenha a decisão de quem responde pelo processo. Se o campo já está preenchido em outra origem, investigue como aproveitar a informação dentro das possibilidades confirmadas da ferramenta. Repetir uma apresentação geral do sistema não resolve essas decisões.

Treine a tarefa que apresentou dificuldade

Quando a barreira estiver na compreensão, prepare uma orientação específica. Ela deve explicar a finalidade do registro, o momento de fazê-lo, a origem dos dados e como conferir o resultado. Mostre também como pedir correção ou informar que uma informação não está disponível.

Conduza a demonstração com dados autorizados e em ambiente adequado. Em seguida, acompanhe a execução pela própria pessoa, usando as instruções disponíveis. Registre quais passos exigiram ajuda e se o documento produzido atende aos critérios da rotina. A confirmação depende da execução observada; a presença em uma aula só comprova participação.

Se a pessoa executa o registro, mas ele é devolvido por falta de contexto, o treinamento precisa alcançar a qualidade da informação. No Relatório Diário de Obra, ou RDO, isso pode envolver a identificação da frente, o serviço efetivamente observado e a referência das evidências. Os campos e critérios devem corresponder ao procedimento adotado e ao que a solução permite registrar.

Se outra pessoa recebe o registro e não sabe o que fazer com ele, inclua essa passagem na orientação. A adesão ao processo envolve quem preenche e quem utiliza a informação. Uma requisição enviada corretamente ainda depende de análise e resposta para cumprir seu propósito.

Use uma ficha para acompanhar a correção

Este modelo em branco é uma proposta de acompanhamento. Preencha uma ficha por barreira investigada, mantendo observação, hipótese e decisão em campos separados. A finalidade é registrar o que foi corrigido e o que ainda precisa de conferência.

Depois da intervenção, repita a observação da tarefa comparável. Confira se a barreira desapareceu, se o resultado foi aceito e se surgiu uma dificuldade em outra etapa. Uma melhoria local que apenas transfere digitação ou conferência para outra pessoa precisa ser examinada no conjunto do fluxo.

Acompanhe registros úteis e decisões atendidas

Para acompanhar a adesão, propomos usar medidas ligadas à rotina combinada. O número de acessos ajuda a saber se alguém entrou no ambiente, mas não informa, por si só, se o registro necessário foi concluído, conferido e utilizado. A escolha do indicador deve partir do que a empresa espera daquele fluxo.

Comece pela cobertura: entre os registros efetivamente devidos no período, quais foram entregues? Defina previamente o que torna um registro devido e como identificar dias, frentes ou tarefas sem ocorrência. A ausência de atividade não deve ser confundida com falta de preenchimento.

Examine também a oportunidade: os registros ficaram disponíveis antes da decisão que deveriam apoiar? Preserve separadas a data do fato, a data do lançamento e a data da conferência. Uma informação tardia pode continuar necessária ao histórico, mas sua chegada posterior precisa ficar visível na avaliação da rotina.

Por fim, acompanhe as devoluções e suas causas. Diferencie falta de informação, erro de cadastro, dúvida técnica e mudança posterior de critério. Compare períodos e tarefas equivalentes, com a mesma definição de registro esperado. Quando o universo observado mudar, informe a mudança antes de atribuir uma variação à atuação da equipe.

Essas medidas são propostas de controle, sem metas universais nem promessa de redução de retrabalho. Elas devem orientar ajustes no processo. Evite rankings individuais que misturem funções, volumes e condições diferentes ou que incentivem preenchimentos apressados apenas para elevar uma contagem.

Mostre o destino da informação

Inclua os registros produzidos nas conferências em que eles são necessários. Mostre como uma pendência recebeu encaminhamento, qual solicitação aguarda esclarecimento e qual informação permitiu concluir uma análise. Quando a informação estiver incompleta, devolva com uma orientação que possa ser executada.

Se ninguém utiliza um campo, investigue sua finalidade antes de mantê-lo ou removê-lo. Ele pode sustentar uma obrigação, uma conferência posterior ou uma decisão de outra área. Simplificar a rotina exige entender essa relação, preservando o que tem justificativa e retirando exigências sem uso demonstrado quando houver autorização para isso.

O guia Da planilha ao ERP situa a mudança dos controles da construtora. Para enfrentar uma dificuldade de adesão agora, escolha um registro que esteja falhando, acompanhe sua produção e combine uma correção que possa ser conferida na próxima execução.

Referências

1. GOV.UK, User research community. Contextual research and observation. Service Manual, publicado em 1º de setembro de 2017. Seções When to do contextual research, Design the visits e Do the research. Consulta em 22 de outubro de 2026.
2. GOV.UK, User research community. Taking notes and recording user research sessions. Service Manual, atualizado em 19 de setembro de 2017. Seção What to record. Consulta em 22 de outubro de 2026.

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