Quem decide o quê na obra? Como distribuir responsabilidades e alçadas

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Equipe Saniz · 23/10/2026 · 8 minutos de leitura

Neste artigo

1. Responsabilidade não é sinônimo de autorização
2. Comece pelas decisões, não pelos cargos
3. Defina alçadas sem criar uma tabela de números arbitrários
4. Transforme a matriz em um fluxo consultável
5. O cuidado adicional em obras públicas e contratos específicos
6. Modelo em branco de alçadas e responsabilidades
7. Como testar as regras sem travar a obra
8. Referências e leitura relacionada

Distribuir responsabilidades e alçadas numa obra exige separar quem executa, quem confere, quem aprova e quem precisa ser informado. A alçada é a autoridade para assumir determinado compromisso ou autorizar uma alteração; não é apenas a possibilidade de clicar em “aprovar” no sistema de gestão de obra. Uma boa matriz identifica a decisão, seu limite, as evidências necessárias, o substituto autorizado e o caminho de escalonamento quando a situação ultrapassa a competência de alguém.

A falta dessa definição aparece em fluxos conhecidos: a engenharia solicita um material sem identificar o serviço; compras fecha com o fornecedor antes de validar a especificação; o financeiro recebe uma obrigação sem o compromisso estar aprovado; e a direção descobre a decisão quando a execução já depende dela. A solução não é exigir que a direção aprove tudo, mas desenhar direitos de decisão proporcionais ao risco e ao impacto.

Responsabilidade não é sinônimo de autorização

Uma pessoa pode abrir uma requisição sem poder contratar; pode verificar um serviço executado sem ser a responsável por aceitar uma medição contratual; pode elaborar uma revisão do cronograma sem poder aprovar mudança de prazo. Confundir esses papéis torna o processo aparentemente rápido, mas deixa as exceções sem tratamento.

A matriz RACI organiza quatro papéis: R executa a atividade, A responde pelo resultado e pelo aceite, C é consultado e I é informado. A documentação pública de análise de negócios da SETIC/RO apresenta esses papéis e a regra de um aprovador por tarefa, em contexto de sistemas de informação. Fonte: SETIC/RO, Análise de Negócios.

Na prática, a RACI serve para descrever a participação, enquanto a tabela de alçadas complementa as condições em que alguém pode aprovar. A matriz por si só não resolve limite financeiro, efeito contratual, conformidade técnica, substituição de aprovador ou conflito de interesses. Esses aspectos exigem regras explícitas.

Comece pelas decisões, não pelos cargos

Uma lista de cargos em uma construtora pode mudar de uma obra para outra. Já as decisões críticas continuam existindo. Faça primeiro um mapa de eventos que exigem autorização: liberar um orçamento-base; aprovar alteração de escopo; confirmar especificação de compra; autorizar compromisso com fornecedor; aceitar serviço para fins de medição; revisar cronograma contratual; liberar pagamento; e encerrar uma não conformidade técnica.

Para cada evento, descreva três elementos: objeto, critério e efeito da aprovação. A autorização de compra, por exemplo, pode significar aceite da necessidade, da especificação, do fornecedor, da condição comercial ou do compromisso de despesa. Tratar tudo isso como uma única aprovação oculta decisões materialmente diferentes. É preferível definir etapas, quando necessárias, a impor aprovações redundantes em todo pedido.

Esta é uma orientação de desenho gerencial, não uma matriz de atribuições obrigatória. Os papéis precisam ser definidos de acordo com porte, contrato, organograma, responsabilidade técnica e regras aplicáveis. A aprovação administrativa não substitui responsabilidade profissional ou fiscalização formal.

Defina alçadas sem criar uma tabela de números arbitrários

Alçadas podem combinar valor, natureza, impacto, urgência e tipo de risco. Não há um teto monetário universal para obras. Uma regra coerente precisa explicitar qual base será comparada ao limite: valor de cada pedido, soma de pedidos relacionados, valor acumulado por contrato, alteração do orçamento de referência ou exposição financeira total. Sem isso, o mesmo compromisso pode ser dividido em lançamentos e escapar da regra, ainda que essa não seja a intenção da equipe.

Em vez de copiar faixas de outra empresa, a direção deve aprovar seus próprios limites a partir de orçamento, capital de giro, porte dos contratos e arranjo de responsabilidades. Documente a vigência da regra e o destino dos casos fora do padrão. Além de custo, classifique alterações que modificam especificação, qualidade, prazo pactuado ou segurança, mesmo quando não há aumento de valor imediato.

Uma emergência exige procedimento previamente definido para que não se confunda resposta operacional imediata com regularização posterior de decisões. Situações que envolvam riscos à integridade das pessoas devem seguir os protocolos de segurança aplicáveis, independentemente de fluxos financeiros.

Transforme a matriz em um fluxo consultável

O sistema de gestão pode apoiar a rotina, mas não decide por conta própria quem tem autoridade jurídica ou técnica. Ao desenhar um fluxo digital, descreva: evento disparador, informação obrigatória, responsável por preparar, revisor técnico ou financeiro, aprovador, prazo interno de resposta, exceção, substituto e registro do resultado.

Um fluxo bem definido distingue, por exemplo, autorização de necessidade (a obra precisa do material), avaliação técnica (o item atende à especificação) e autorização de contratação (a empresa pode assumir aquele compromisso). Conforme a estrutura, duas etapas podem caber à mesma pessoa; ainda assim, a natureza da decisão deve ser reconhecível no histórico.

Vincule a matriz de responsabilidades aos pacotes da estrutura analítica do projeto (EAP): quem executa deve saber a quem encaminhar uma alteração e quem precisa receber a decisão. Essa é uma aplicação gerencial aos fluxos da obra; adapte as responsabilidades ao contrato e às atribuições profissionais.

O cuidado adicional em obras públicas e contratos específicos

A Lei nº 14.133/2021 dispõe, no art. 117, sobre o acompanhamento e a fiscalização da execução de contratos administrativos por fiscais designados. O dispositivo prevê registro das ocorrências pelo fiscal e comunicação aos superiores das situações que ultrapassem sua competência. Trata-se do regime das contratações públicas abrangidas pela lei, e não de uma regra que automaticamente transforme a matriz privada de uma construtora em designação de fiscal público. Fonte: legislação federal, art. 117.

Em qualquer contrato, é necessário verificar quem pode autorizar alteração de escopo, aceite de medição e aditivos, além das atribuições do responsável técnico. Uma aprovação interna registrada em software não substitui instrumento contratual, anuência do contratante, ART ou outro ato obrigatório quando exigível. O TCU também publica orientações para fiscalização de edificações públicas, cujo contexto deve permanecer identificado. Fonte: TCU, Obras públicas, 4ª edição.

Modelo em branco de alçadas e responsabilidades

Comece com os poucos processos que mais geram espera ou retrabalho, sem tentar preencher todos os cargos no primeiro dia. Para cada decisão, use a ficha a seguir:

Use uma folha por decisão relevante e só depois consolide as linhas em uma matriz. Evite campos “aprovador: todos” ou “decide: engenharia” quando existem várias pessoas com competências diferentes. O primeiro teste é tentar percorrer um pedido real e identificar quem intervém em cada estágio; se houver dúvida, o desenho ainda não está completo.

Como testar as regras sem travar a obra

Selecione processos representativos e verifique se: o pedido chega à pessoa certa; a ausência temporária do aprovador tem solução; a justificativa acompanha decisões fora do padrão; a equipe distingue solicitação de contratação; e nenhuma decisão formalmente reservada à direção ou ao contratante é tratada como mero comentário. Registre também decisões rejeitadas, canceladas ou devolvidas para correção, pois elas explicam a origem de atrasos e alterações.

Uma matriz útil não elimina o julgamento profissional. Ela reduz a ambiguidade sobre quem deve julgar e com que informação. A permissão para consultar, editar ou excluir registros é tema próprio de controle de acesso: configurar um perfil técnico não equivale a outorgar competência de decisão.

Referências e leitura relacionada

• SETIC/RO. Análise de Negócios 2021, seção Matriz RACI. Documentação pública. Aplicação em projeto de tecnologia do setor público, não norma para obras.
• Brasil. Lei nº 14.133, de 1º de abril de 2021, art. 117. Texto no Planalto. Aplicação limitada aos contratos públicos abrangidos pela lei; conferir redação vigente no momento de uso.
• Tribunal de Contas da União. Obras públicas: recomendações básicas para a contratação e fiscalização de obras de edificações públicas, 4ª ed., 2014, especialmente seção 7.3. Publicação oficial. Referência histórica de método em obras públicas; não usar a edição para atualizar legislação posterior.
• SANIZ. 7 controles que pequenas e médias construtoras precisam ter. Leitura complementar sobre controles integrados, não substitui a definição de alçadas.

Conteúdo educativo. Adapte os modelos ao contrato, ao empreendimento e às atribuições dos profissionais responsáveis.